idende

siKEPO - Aplikasi Kirim Email Pemerintah On Hand

siKEPO  yang disingkat Aplikasi Kirim Email Pemerintah On Hand merupakan salah satu INOVASI yang dikembangkan oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Tasikmalaya untuk menjawab kebutuhan akan permasalahan korespondensi Naskah Dinas setiap SKPD / Unit Kerja di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tasikmalaya. siKEPO ini merupakan aplikasi berbasis Web yang dapat diakses melalui Telepon Genggam berbasis Android serta melalui Browser di Komputer.

Latar belakang dibangunnya Aplikasi siKEPO antara lain :

  1. Penyelenggaraan kegiatan korespondensi Naskah Dinas antar SKPD di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya memiliki kendala antara lan Kondisi Geografis setiap SKPD mulai dari Badan/Dinas, Kecamatan dan Lingkup UPT wilayah seperti UPT Puskesmas dan Pendidikan.
  2. Sejak 4 Tahun yang lalu dengan terbitnya Peraturan Bupati Tasikmalaya Nomor 20 Tahun 2013 tentang Website dan E-mail Resmi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tasikmalaya, seluruh SKPD diharapkan menggunakan Email Resmi @tasikmalayakab.go.id, namun masih belum efektif dan sebagian besar masih menggunakan Email yahoo dan Gmail sehingg apertukaran data tidak berada di Server Milik Pemerintah Kabupaten Tasikmalaya.
  3. Berdasarkan Kamus Nama Jabatan Pelaksana dan Permenpan dan RB No 25 Tahun 2016 tentang Nomenklatur Jabatan Pelaksana bagi PNS di lingkungan Instansi Pemerintah bahwa di setiap SKPD tidak lagi dikenal nama Jabatan CARAKA (Pengantar Surat) sehingga penggunaan Alat bantu untuk penyampaian Surat mutlak diperlukan.
  4. Keberadaan Mesin FAX tidak merata ada dan berfungsi di setiap SKPD, mengingat kondisi mesin yang sudah lama serta akses jaringan yang sering menjadi kendala selain itu penyampaian Naskah Dinas pun terbatas jumlah nya.
  5. Penggunaan Email sebagian sudah dilakukan namun terkendala akan Mesin Scanner yang tidak dimiliki oleh semua SKPD dan/atau tidak semua PC terhubung dengan Scanner.
  6. Koneksi Internet Kantor (Cable) di SKPD belum merata, namun koneksi Data Telepon Seluler telah merata di seluruh wilayah di Kabupaten Tasikmalaya sehngga integrasi HP dengan Email dan siKEPO menjadi salah satu solusi.
  7. Belum adanya budaya / terbiasa mengecek email secara berkala, sehingga disaat mengirimkan Email selalui dengan Penyampaian Konfirmasi baik via SMS atau Telpon dan tidak semua SKPD Pengirim memiliki Contact Person di SKPD Tujuan. 
  8. Seringkali Agenda Kegiatan yang bersifat mendadak sulit tersampaikan secara utuh karena rentang waktu pengiriman Surat secara manual yang membuthkan waktu lebih banyak dan seringkali menggunakan media SMS namun pesan yang disampaikan tidak utuh di terima oleh SKPD.

Berdasarkan Latar belakang di atas maka melalui Keputusan Bupati Tasikmalaya Nomor 048/Kep-189-Diskominfo/2017 tanggal 2 Mei 2017 tentang Aplikasi Kirim Email Pemerintah On Hand Kabupaten Tasikmalaya, siKEPO secara resmi digunakan oleh seluruh Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Tasikmalaya.'

Cara Kerja :

  1. Setiap SKPD memiliki jabatan Pengadministrasi Umum di lingkup Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang salah satu tugas nya mengelola Surat termasuk Email 
  2. Pejabat tersebut diberikan user id siKEPO untuk dapat mengirimkan Email hanya dengan melakukan Log In di aplikasi Android atau dapat melalui Komputer bagi yang memiliki Scanner
  3. Surat dapat di Foto melalui Aplikasi Android dan dikirimkan ke Tujuan dengan mencentang SKPD tujuan
  4. Server akan mengirimkan Email ke SKPD Tujuan dan mengirimkan Notifikasi SMS ke Pengelola Surat (Admin SKPD) dan atasan langsungnya agar dapat diawasi.
  5. SMS berupa Notifikasi Perihal Surat, Waktu Pengiriman dan No HP Pengirim.
  6. Pengirim mendapatkan Notifikasi bahwa Email telah terkirim.
  7. Email penerima hanya Email Resmi, sehingga SKPD diwajibkan untuk menggunakan Email Resmi @tasikmalayakab.go.id agar dapat menerma Informasi secara cepat.

 Harapan :

  1. Dengan adanya siKEPO, PNS dan SKPD menjadi terbiasa menggunakan Email  Resmi SKPD baik dalam mengirim atau menerima Naskah Dinas
  2. Dengan terbiasanya menggunakan Email, maka akan menunjang penggunaan aplikasi  interaktif lainnya yang bermuara di Email SKPD antara lain : lapor.go.id, PPID online, Menu Hubungi Kami Website dll. 

 


Pengelola:

Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Tasikmalaya

Komplek Perkantoran Jl.Sukapura II Bojongkoneng Singaparna Tasikmalaya 

Telp 0265 - 546431 Fax : 0265-  546 432

Email : diskominfo[at]tasikmalayakab.go.id